これに気を付ければ、劇的に仕事の段取りがよくなる!

仕事の段取りをよくするということは、つまり無駄をなくし仕事の効率を上げるということです。
段取り次第で、2時間かかっていた仕事を1時間で終わらせることも可能です。

そのためにはどうしたらいいのか?ということを私の経験とリサーチによって記事にしてみました。

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単純作業は同じことを連続して行う

これはどういうことかというと、例えば100通の案内を封筒に入れ封を閉じ切手を貼るという作業があったとします。
あなたならどのように作業しますか?
大抵の場合、100通の案内を一気に折り、100通を一気に封筒に入れて、封筒に切手を貼っていくと思います。
同じ動作を連続してやるわけです。
でも段取りの悪い人は、案内を封筒に入れ、封をして切手を貼るという作業を1セットとして、それを100回行うんです。
わざとゆっくり仕事をしてるようにしか見えません(笑)

 

メールの返事にしても、一気に何通も返事する。
デザイン作成も同じです。たとえばサイト作成のデザインカンプの場合、上から順につくるのではなく、文字を変えるだけのバナーを5個使うなら、一気に5個作ってしまう。
最後に、作ったパーツをそれぞれの場所に配置する。

 

ここで大事なのが、休憩を入れないことです。
休憩してしまうと、そこで一旦リセットされてしまい、せっかく流れに乗っていたのにスピードが落ちてしまいます。
また、休憩してるときについネットサーフィンをしてしまって、時間だけが過ぎていくという事態にもなりかねません(ご存知の通り、私はいつもこうでした)

 

いらないものを捨てる

katazuke
段取りよく仕事をするためには、集中力が必要です。
いくら段取りよく計画していても、集中できなければ意味がありません。
でもなかにはどうしても集中できないって人がいると思います。
それはあなたの集中力を邪魔するものがあるからです!
では集中力を邪魔しているものはなんでしょうか?
それはズバリ、いらないものです。
自分の周りを見回してみてください。不必要なものはありませんか?

 

例えば図書館で勉強すると、とてもはかどりますよね?
それは図書館が本以外何もないからです。
あなたの気を散らせるものが何もない環境だと、見違えるほど集中できるようになります。
ためしに部屋の中のいらないものを全部捨てて、スッキリさせてみてください。

 

私はPC周辺だけでもモノを一切置かないようにしたところ、仕事のスピードがグンと上がりました。

 

そして捨てるのはモノだけではありません。
自分にとってプラスにならない人間関係も整理しましょう。
私の場合、打算的な損得ではなく、自分の精神にとってプラスかマイナスかで仕分けしました。
人間関係を仕分けするなんて失礼な話だと思いますが、自分の中ではどんな風に思っても自由ですw
たとえば、ネガティブな発言をする人。極力負のオーラに触れたくないので、話しかけないようにしました。
口だけ番長もそうです。その矛盾を見つけてイライラしてしまうので、会っても会釈する程度にしておきます。

逆に、バカみたいなことばかり言ってても、話せば気分が上がる人だったら、いい関係を続けます。たとえ誰に注意されようともw
もちろん、自分よりも一歩先を行ってる人からは学ぶことが多いので大切にします。

 

好きなことからする

enjoy好きなことと嫌いなこと、ふたつの仕事を抱えた場合、あなたならどちらからしますか?
私だったら好きなことからします。
苦手なことや嫌いなことからしてしまうと、終わるのに時間がかかり、好きなことまでできなかった・・・ということになりかねません。
好きなことなら集中してできるので、嫌いなことよりも早く終わらせることができますよね。
好きなことを早く終わらせて、嫌いなことに取り組むほうが、よりたくさんの仕事ができます。

 

極端に言えば、嫌いな仕事はしないほうがいいんですが、そうも言ってられませんからね。
注意してほしいのは、クレーム対応などはいくら嫌いでも先に終わらせましょう。
対応が遅いとますます怒らせたり、先延ばしにしていいことはなにもありません。そのことが気になって注意力をそがれることもあります。

 

先を予測する

gyakusan
意外と先を予測できない人って多いです。
目の前の作業が仕事になってしまってる。目の前の作業は目の前の作業にすぎず、その作業の先にある結果が見えてないといけません。
その結果のために、いかに作業していくかを逆算していくことができなければ、段取りがよくなることはありません。
目的を明確にして逆算できたら、優先順位の高いものから仕事をこなしていくことができます。

 

先を予測できないで、毎回毎回同じように手間取る人にはなりたくないものです。

 

私のように、一人で仕事をしてる人は、自分が段取りよくやればいいだけなのでラクなんですが、会社とかで上司が段取り悪かったら部下は大変ですよね。
無駄な残業ばかりさせられるし、先に言えよーっていうことばかりだと思いますw

 

段取り悪い上司がいるのなら、先回りして「これはしなくていいんですか?」「これはどうなってるんですか?」と聞いちゃっていいと思います。
こいつがいると仕事がしやすいって思われて、評価もあがります。

 

段取りのいい上司や同僚がいると、仕事がスムーズに進んで気持ちいいですよね。

一人で仕事してても、組織の中にいても、段取りよく仕事をできるようになりましょう!

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    りりちこです。福岡在住の主婦で、2児の母です♪ webデザインやネットビジネスでお小遣い稼ぎをしており、稼ぎたい方のサポートもしてます。 詳しいプロフィールはこちらから!